Prise de référence d’un candidat : comment procéder ?

Garantie supplémentaire pour éviter les erreurs de casting, la démarche demande de la rigueur intellectuelle, du flair et de la persévérance.

Dans cet article, découvrez les bonnes pratiques à adopter pour effectuer une prise de référence dans les règles de l’art.

Quel est l’intérêt d’une prise de référence ?

Obtenir plus d’informations sur un candidat grâce à une source extérieure et en quelques minutes seulement, c’est une idée assez séduisante pour un recruteur.

Une prise de référence en recrutement, c’est le fait de contacter un des précédents employeurs d’un candidat pour avoir un retour sur son expérience de travail avec lui. On l’appelle parfois également « contrôle de référence ».

Cadrée légalement, la prise de référence avant embauche est souvent utilisée comme un simple moyen de contrôle. Pourtant, la valeur ajoutée de la pratique peut aller bien au-delà… à condition d’en avoir un usage raisonné !

Selon une étude RegionsJob de 2017, 19 % des recruteurs procèdent systématiquement à une prise de référence, 43 % le font parfois et 9 % seulement ne le font jamais.

Que dit la loi et comment ne pas commettre d’erreur ?

En Belgique, la prise de référence est encadrée par la loi. Vous devez demander au candidat son autorisation avant de contacter un ex-manager par exemple, même si au début du processus de recrutement, le candidat a donné un accord global.

Autrement dit, si le candidat a déjà communiqué les coordonnées de personnes référentes sur son CV, vous devrez tout de même lui demander son accord de manière explicite.

Selon le RGPD, ce consentement doit être libre. Ce n'est pas le cas si la procédure de sélection est stoppée dans le cas où le candidat refuse une enquête de référence. Il s'agit alors en fait d'une « obligation de consentement ».

Et attention aux questions que vous allez poser : il vous est interdit de demander des informations privées sur le candidat à la personne référente. Il s’agit, par exemple, d’informations sur la situation familiale du candidat, son état de santé, ses origines ethniques ou encore ses convictions religieuses ou politiques.

« Aucune information concernant personnellement un candidat à un emploi ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à sa connaissance. »

Prise de référence : quel doit être votre objectif ?

Il existe quatre usages principaux de l’enquête de référence.

• Le contrôle : le plus souvent, il s’agit de savoir si le candidat n’a pas trop enjolivé la réalité ou de contrôler la véracité de certains points de son CV, comme la durée d’une expérience ou la rémunération perçue, etc.
• La confirmation : la prise de référence permet de croiser les sources d’informations entre le candidat, le recruteur et le référent. Ce dernier va vous servir à confirmer ou infirmer votre perception du candidat. Vous serez alors en mesure de faire pencher la balance en faveur ou en défaveur du candidat. La prise de référence est le bon moment pour vérifier ses intuitions et s’ôter des doutes sur un candidat.
• Apprendre : lors d’une prise de référence, vous devez aller chercher ce que vous ne savez pas encore sur le candidat et pas simplement vérifier des informations que vous avez déjà. Si vous posez les bonnes questions, il n’est pas impossible que vous voyiez émerger un nouveau trait de caractère, un élément de personnalité à côté duquel vous étiez passé jusque-là, et qui vous donne une nouvelle grille de lecture du comportement du candidat.
• Préparer la suite : la prochaine étape de sélection doit être un checkpoint permettant de jauger ces nouveaux éléments : sont-ils fiables et toujours d’actualité ? Était-ce contextuel/environnemental ou est-ce une attitude/un comportement ancré chez le candidat ?

Et si le candidat est embauché, vous aurez la chance inouïe de converser avec l’un de ses ex-managers qui pourra vous rencarder très efficacement sur la relation professionnelle qu’il entretenait avec votre nouvelle recrue.

Comment se préparer à une prise de référence ?

Pour ne pas être pris au dépourvu et être sûr de rester dans le cadre légal, préparez à l’avance la trame de votre conversation avec les référents, et notamment les questions que vous allez leur poser.

Vos questions doivent être de préférence ouvertes, courtes, précises et non orientées.

Voici quelques exemples :

• à quelle date le candidat a-t-il intégré votre entreprise ?
• pourquoi a-t-il quitté l’entreprise ?
• quel poste a-t-il occupé et quelles étaient ses principales missions ?
• a-t-il occupé des fonctions managériales ?
• si c’était à refaire, choisiriez-vous de l’engager ?
• quelle a été sa plus grande réussite ?
• a-t-il l’esprit d’équipe ?
• quels sont ses points positifs et négatifs ?
• avez-vous reçu ce candidat en entretien d’évaluation ?

Quelques questions plus « poussées » :

• Si vous aviez un poste ouvert, est-ce que vous le proposeriez à [prénom candidat] ?
• Vous avez connu des difficultés avec [prénom candidat] ? Si oui, dans quel contexte ?
• Quels points de vigilance devrait-on avoir avec [prénom candidat] ?
• Comment situez-vous [prénom candidat] par rapport à d’autres personnes sur le même type de poste chez vous ?

Quelles sont les personnes à cibler ?

L’idéal, c’est de cibler deux managers directs ou un N+2 dans deux entreprises différentes. Parler avec le CEO d’une entreprise de 300 personnes ne vous servira à pas grand-chose, sinon à faire perdre du temps à tout le monde.

Évitez les collègues du même rang hiérarchique, ils ne seront pas très objectifs. Et bien sûr, ne contactez jamais un référent de l’entreprise actuelle du candidat s’il est encore en poste, pour des raisons évidentes de confidentialité.

Des personnes trop éloignées du candidat dans la hiérarchie de l’entreprise, y compris les membres des ressources humaines, sont aussi à éviter dans la mesure du possible (sauf si vous recrutez un candidat pour votre service RH).

Quelle est l’importance à donner à votre prise de référence ?

Le conseil que nous vous donnons, c’est qu’il ne vaut mieux pas faire de prise de référence que d’en faire une évaluation absolue.

Qu’est-ce que cela signifie ?

Qu’une prise de référence est une appréciation reposant sur le souvenir d’une expérience de travail personnelle plus ou moins récente, vécue dans un environnement et un contexte spécifiques, correspondant à une période donnée de la vie et de la carrière du candidat, de la part d’un référent ayant des valeurs et une personnalité propres.

Ayez confiance en votre propre capacité à évaluer/sélectionner de bons candidats : vous avez structuré et conduit un processus de recrutement spécialement pour ça !

Attention, donc, à ne pas trop vous laisser influencer par les référents contactés. Ils ne sont malheureusement pas toujours objectifs, que leurs commentaires soient positifs ou négatifs.

Essayez de garder les informations les plus objectives pour votre prise de décision finale.

Sachez enfin que les prises de référence n’aboutissent pas toujours, ou ne permettent pas de récolter des informations pertinentes supplémentaires. Il faut faire avec !

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