Facility Coordinator (FR/NL) · Phoenix Pharma Belgium

Over PHOENIX Belgium

PHOENIX Belgium is een belangrijke speler in de farmaceutische distributie, apotheeknetwerken en diensten voor de farmaceutische industrie. Als onderdeel van de PHOENIX groep, een Europese leider aanwezig in 29 landen met meer dan 45.000 werknemers, spelen we een essentiële rol in de gezondheidssector. In België werken bij onze vier entiteiten – PHOENIX Pharma Belgium, BENU, MINT en Cophana – 1.250 medewerkers die dagelijks bijdragen aan de goede werking van de sector. Onze visie is om de voorkeurspartner te zijn voor een eenvoudige en directe toegang tot gezondheidsproducten en -diensten in heel Europa, geleid door onze #WePHOENIX-waarden: klantgerichtheid, efficiëntie, anticipatie, samenwerking, creëren van toegevoegde waarde en teamgeest.

Jouw taken en verantwoordelijkheden

Als Facility Coordinator maak je deel uit van het team Facility & Indirect Procurement en ben je het centrale aanspreekpunt voor alle technische meldingen en facility-gerelateerde vragen binnen onze organisatie. Je zorgt voor een vlotte en efficiënte behandeling van alle meldingen die binnenkomen vanuit onze apotheken, kantoren en logistieke sites. Daarbij werk je nauw samen met leveranciers, techniekers en interne stakeholders.

1. Operationele opvolging en coördinatie:
   • Opvolgen van technische meldingen (onderhoud, herstellingen, nutsvoorzieningen, veiligheid, enz.).
   • Coördineren van interventies met leveranciers en interne diensten.
   • Controleren van uitgevoerde werken op kwaliteit, veiligheid en conformiteit.
   • Bewaken van planning en budget, in samenspraak met de Facility Manager.
2. Administratieve en contractuele opvolging:
   • Beheren en actualiseren van leveranciersgegevens, onderhoudscontracten en SLA’s (Service Level Agreement).
   • Aanmaken en opvolgen van bestelbonnen en facturatie in samenwerking met Finance.
   • Opvolgen van keuringsverslagen (elektriciteit, brandveiligheid, liften, HVAC, enz.).
   • Rapporteren van periodieke KPI’s en voortgang aan het management.
3. Projectondersteuning:
   • Ondersteunen bij facilitair-gerelateerde projecten, zoals renovaties, verhuis, automatisering, energiebeheer en verduurzaming.
   • Meewerken aan de implementatie van het nieuwe ticketingsysteem voor technische meldingen (najaar 2025).
   • Testen en optimaliseren van processen in dit systeem en collega’s ondersteunen bij het gebruik.
4. Veiligheid en compliance:
   • Toezien op naleving van veiligheidsvoorschriften en wettelijke verplichtingen.
   • Samenwerken met externe controleorganismen en interne preventieadviseurs.

Gezocht profiel en kwalificaties

Voor deze uitdagende functie van Facility Coordinator zijn we op zoek naar een gemotiveerde professional die voldoet aan de volgende criteria:

• Je bent tweetalig (Nederlands/Frans) en kan je in beide talen professioneel uitdrukken, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent goed georganiseerd, klantgericht en denkt in oplossingen.
• Je beschikt over een gezonde technische interesse (bouw, HVAC, elektriciteit, algemene installaties).
• Je communiceert vlot en professioneel met interne en externe partners.
• Je hebt basiskennis van Office 365 (Excel, Outlook, SharePoint) en bij voorkeur ervaring met ticketingtools of ERP-systemen.
• Je kan zelfstandig werken, maar functioneert ook goed in teamverband.
• Een eerste ervaring in facility management, technisch dispatching of onderhoudscoördinatie is een troef, maar geen must. Belangrijker is dat je leergierig bent en feeling hebt met service management.

Voordelen en redenen om ons team te versterken

Bij PHOENIX Belgium kom je terecht in een stimulerende en ondersteunende werkomgeving, waar jouw persoonlijke en professionele groei voorop staat. Wij bieden een breed scala aan voordelen:

• Een uitdagende en gevarieerde functie binnen een stabiele en internationale organisatie.
• De kans om actief bij te dragen aan de professionalisering van facility management bij PHOENIX Belgium.
• Ruimte voor initiatief en persoonlijke groei met ondersteuning en opleiding.
• Een aantrekkelijk verloningspakket aangevuld met extralegale voordelen (maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, enz.).
• Een hybride werkomgeving: hoofdzakelijk te Waver, met occasionele verplaatsingen naar onze sites in Vlaanderen en Wallonië.