Comment gérer les candidatures spontanées quand on est recruteur ?

C’est ainsi que, faute de temps mais surtout de méthode ou d’outils appropriés pour les gérer, le potentiel des candidatures spontanées est souvent sous-estimé par les responsables RH.

En effet, si 93 % des entreprises déclarent en recevoir régulièrement, seulement 37 % des recruteurs sollicitent ce vivier spontané quand un nouveau poste est à pourvoir.

La plupart invoquent le fait qu’il est difficile de classer, trier et filtrer ce flux hétérogène de candidatures. En somme, même si le candidat idéal s’y trouve, c’est comme chercher une aiguille dans une botte de foin.

Et pourtant :

• les candidats qui envoient spontanément leur CV sont souvent les plus motivés et les plus renseignés sur votre entreprise. Ce serait dommage de passer à côté de tant de talent ;
• dans quelques mois, vous aurez peut-être du mal à recruter un profil alors que le CV idéal était déjà entre vos mains ;
• avoir un accès simple et rapide aux candidatures pertinentes permet de les contacter avant de relancer une campagne de recrutement.

Et si on mettait un peu d’ordre dans le maquis des candidatures spontanées pour essayer d’y voir un peu plus clair ?

À quoi sert un vivier de candidatures ?

C’est l’endroit où vous allez stocker les candidatures reçues. Les candidatures spontanées en font partie. Si le profil d’un demandeur d’emploi ne correspond à aucun besoin présent, il se peut que vous ayez besoin de ce type de profil dans un futur proche.

Dans le cas d’un besoin de recrutement urgent, cela vous évitera de relancer le processus de sourcing et de publier une nouvelle offre d’emploi.

Le problème, c’est que la plupart du temps, votre vivier n’est pas bien géré.

Pourquoi la plupart des viviers de candidats sont-ils en désordre ?

La première raison, c’est que c’est compliqué et chronophage de gérer un vivier de candidats. En quelques mois seulement, on peut se retrouver avec une masse informe de candidatures qui s’empilent comme de vieux dossiers poussiéreux sur le coin d’un bureau.

Ensuite, un frein psychologique très classique est à l'œuvre. N’est-il pas trop tard pour contacter un candidat qui a postulé spontanément il y a trois ou six mois ? La réponse est non. Mais selon une étude de la DARES, 67 % des responsables RH préfèrent publier une nouvelle offre pour recevoir de nouvelles candidatures, lors que le CV de leur prochain collaborateur est peut-être déjà en leur possession ! Imaginez-vous le temps gagné s’il était possible d'identifier les profils pertinents au sein d’un vivier…

Enfin, il faut être pragmatique. Au moins 30 % des profils présents dans un vivier de candidats n’ont rien à y faire car ils ne correspondront jamais à aucun poste dans l’entreprise.

Alors, prêt à faire le ménage dans votre vivier ?

Comment rendre son vivier de candidatures plus efficace ?

Pour mettre votre vivier au service de votre stratégie de recrutement, vous devez :

le structurer : classer les CV reçus par types de postes ou de secteurs, c’est bien, mais ce n’est pas suffisant. Dans la mesure du possible, associez des mots-clés (des #hashtags) aux candidatures reçues pour effectuer des recherches plus rapides ensuite ;

faire le ménage de temps en temps ! De manière automatisée grâce à votre logiciel de gestion des candidatures ou manuellement, des e-mails réguliers doivent être envoyés aux personnes figurant dans votre vivier. Il s’agit de déterminer si les candidats potentiels sont toujours intéressés par votre entreprise, s’ils sont en recherche et/ou s’ils ont acquis de nouvelles compétences qui pourraient vous intéresser.

qualifier votre vivier avant d’y intégrer un nouveau profil. Et pas après. Quand vous recevez une candidature spontanée, elle peut donc : ne pas convenir à un poste ouvert, mais comporter des compétences intéressantes (dans ce cas-là, conservez-la bien précieusement) ; ne pas être pertinente du tout, et dans ce cas, il ne faut pas l’intégrer au vivier. N’oubliez pas de remercier le candidat pour sa candidature.

Comment bien traiter les candidatures spontanées ?

Le fait de recevoir un grand nombre de candidatures spontanées doit être vu comme le signe d’une reconnaissance de la qualité de votre marque employeur et de votre culture d’entreprise.

Pour votre employer branding, il est donc essentiel de bien communiquer avec les candidats qui vous envoient leurs CV spontanément.

Un site carrière au top

C’est souvent là que tout commence entre un candidat et son futur employeur. Veillez à donner le maximum d'informations sur les offres d’emploi disponibles et sur le type de profil que vous recherchez.

Accuser réception de la candidature

L’e-mail d’accusé de réception permet d’indiquer au candidat que sa candidature a bien été prise en compte. C’est essentiel si l’on souhaite exploiter sa candidature par la suite. De plus, un candidat qui reste sans réponse conserve une image négative de l’entreprise et a tendance à déverser son mécontentement sur les réseaux sociaux.

Envoyer un e-mail de notification au candidat

Envoyer un mail pour notifier au candidat que sa candidature a bien été traitée est un facteur important. Cela permet d’entretenir votre marque employeur en améliorant l’expérience candidat. Si vous utilisez un logiciel de recrutement capable d’envoyer des modèles d’e-mails automatiques, vous pouvez automatiser cette démarche.

Le conseil Betuned : partager la candidature à son équipe

Rendre la candidature accessible aux différents acteurs de l’entreprise est un facteur clé pour exploiter ses candidatures spontanées. Que ce soit aux managers de votre entreprise dans le cadre du recrutement collaboratif ou aux autres chargés de recrutement, la candidature doit pouvoir être partagée facilement. Un de vos collaborateurs a peut-être un besoin encore non identifié et un profil intéressant peut lui donner envie d’en savoir plus sur le candidat.

Comment traitez-vous les candidatures spontanées ? Leur donnez-vous la même valeur qu’aux autres ? Comment faites-vous pour en exploiter le plein potentiel ?