Comment mettre en place une stratégie de cooptation efficace?
La cooptation est une technique de recrutement qui consiste à recommander un membre de son réseau pour un poste à pourvoir dans son entreprise. Concrètement, un collaborateur, un ancien collègue ou un ami qui possède les compétences recherchées pour le poste en question.
Pourquoi la cooptation est-elle de plus en plus utilisée par les entreprises et quels en sont les avantages pour votre politique RH et surtout, comment mettre en place une stratégie de cooptation efficace pour recruter les meilleurs ?
Une technique de recrutement à part entière
La cooptation pâtit parfois d’une mauvaise image. On la confond souvent avec le piston, pratique qui consiste à favoriser une personne qui n’a pas les compétences requises pour un poste ou une responsabilité. La cooptation consiste au contraire à trouver le profil le plus pertinent possible pour un poste donné en faisant appel au réseau plutôt qu’à la publication d’une annonce sur un site carrière ou sur LinkedIN par exemple.
Google par exemple propose des primes pour les salariés qui cooptent. Cela leur permet de filtrer les candidats, l’entreprise recevant près d’un million de CV par an !
La cooptation est même devenue une véritable stratégie de détection des talents pour les entreprises qui ont bien cerné les enjeux et avantages de ce mode de recrutement. D’ailleurs, près de 40 % des cadres (chiffres APEC, 2018) sont recrutés selon ce principe.
La cooptation est d’ailleurs surtout pratiquée par les entreprises pour recruter :
- des profils expérimentés ou pour des postes à forts enjeux, comme un directeur financier, un directeur des opérations ou directeur des opérations par exemple.
- des profils pénuriques comme des développeurs IT ou bien des consultants experts sur un sujet bien précis.
Les avantages de la cooptation
Ils ne sont pas négligeables. La cooptation, pour être efficace, doit donc trouver sa place au sein même de votre stratégie RH et ne pas être un “dernier recours”.
Elle doit être comprise comme étant une corde supplémentaire à votre arc “recrutement” ; une corde secondaire certes, mais à ne pas négliger. Parmi les avantages liés à la mise en place d’un processus de cooptation on retrouve :
- l’accès à des candidats très qualifiés qui vous sont directement recommandés ;
- la valorisation de votre marque employeur dans la mesure où votre entreprise est elle-même recommandée par les équipes internes ;
- le gain de temps de recrutement et le gain économique associé. C’est souvent l’avantage perçu le plus apprécié des responsables RH !
- l’assurance d’un onboarding plus rapide et efficace avec un référent dans l’entreprise pour le nouveau collaborateur ;
- le renforcement de l’esprit d’équipe et davantage de confiance entre manageurs et collaborateurs ;la cooptation permet également d'accéder à la « zone grise », c'est-à-dire aux candidats qui ne recherchent pas activement un emploi, mais qui restent ouverts aux opportunités.
Dans les entreprises IT, la cooptation est fréquemment utilisée. Chez Open par exemple, un système de points est mis en place pour le recrutement par cooptation. Cela permet de gagner des chèques cadeaux, et jusqu’à 2500€ pour le troisième coopté ! Environ 1/3 du recrutement s’effectue de cette manière.
Quelques bonnes pratiques pour bien coopter
Fournir un cadre très clair à vos collaborateurs
C'est un conseil de base qui s'applique à tout nouveau dispositif mis en place dans une entreprise. Pour éviter toute dérive et mettre en place un programme de cooptation rigoureux, vous devez définir un cadre clair. Qui peut et ne peut pas être recommandé par vos employés ? Quelles sont les compétences requises ou le niveau d’expérience souhaité, et surtout : quels sont les postes ouverts à la cooptation ? Soyez précis ! Et fixez des règles qui reflètent les valeurs de votre entreprise pour éviter des effets pervers comme une surabondance de candidatures qui ne correspondent pas à vos besoins.
Définir un processus clair et structuré
Essayez également de mettre en place un processus de cooptation clair et structuré, comme un funnel de conversion en marketing. Vos employés doivent savoir à qui s'adresser lorsqu'ils veulent recommander quelqu'un, quel outil utiliser pour enregistrer la recommandation et pour suivre le processus.
Chez Accenture, la cooptation est pratiquée depuis le début du nouveau millénaire. Les procédures à suivre pour les cooptateurs sont affichées à l’aide de posters. De plus, en cas de possibilité de recrutement, les collaborateurs sont informés par mail. En cas de recrutement, le cooptateur reçoit des compensations sous forme de bons d’achat, entre 500 et 2.000€. Et ça marche ! En 2007, 1/4 des recrutés l’était par le biais de la cooptation !
Motiver et récompenser les employés qui cooptent
Motivez vos collaborateurs par des mesures incitatives. Bien sûr, l'engagement de vos employés et leur bonne volonté peuvent suffire à leur faire adopter ce dispositif en premier lieu... Mais pour que la cooptation devienne un réflexe pour vos employés, il est essentiel de les motiver et de les remercier pour leurs efforts avec une prime de cooptation, par exemple, voire des bonus.
Dans le secteur du conseil, c’est pratique courante : chez Capgemini, par exemple, la prime de cooptation varie entre 1 200 euros (pour la cooptation d'un profil junior) et 2 000 euros (pour la cooptation d'un candidat plus expérimenté). Fixer des barèmes permet d’éviter toute déconvenue future avec le coopteur et de modérer les ardeurs à vouloir trop recommander.
Valoriser la cooptation au sein de l'entreprise
Il est important de valoriser le système de cooptation au sein de votre organisation. Vos équipes doivent comprendre tous les enjeux et les avantages de ce mode de recrutement. Parce qu'ils font partie de l'entreprise, les salariés sont les mieux placés pour recommander des profils. Ils connaissent les engagements, la mission et la culture de l'entreprise, et sont donc parfaitement capables d'évaluer la pertinence d'un candidat pour un poste donné.
Chez Sopra Steria (SSII), la cooptation est une vieille habitude maison : tout salarié peut proposer au service RH des candidats et se voit gratifié d'une prime de 700 euros brut par poulain finalement recruté. De quoi joliment arrondir ses fins de mois, d'autant que chacun peut proposer autant de noms qu'il le souhaite… et que le turn over dans ce genre d’entreprise est supérieur à la moyenne.
Chez Alten, une autre SSII adepte du recrutement par cooptation, un salarié était ainsi à l'origine de seize embauches en 2018, empochant une prime totale de 8 000 euros brut : record à battre !
Pensez également à alerter vos équipes lorsqu'un poste stratégique s'ouvre. Communiquez de manière transparente sur les pénuries de talents que vous rencontrez. En bref : mobilisez vos employés autour de vos défis de recrutement. La cooptation n’est rien d’autre qu’un mode de recrutement collaboratif : si vos collaborateurs sont motivés et se sentent concernés, ils pourront être pourvoyeurs de candidats de qualité !