Qu’est-ce qu’un ATS ? L’outil indispensable pour mieux recruter

Un ATS (ou Applicant Tracking System) peut vous aider à atteindre cet objectif. Il s’agit d'un logiciel destiné aux recruteurs et responsables RH qui permet de gérer et de suivre les différentes tâches liées au recrutement de manière digitale.

Dans cet article on vous explique ce qu’est un ATS et quels bénéfices en tirer pour améliorer vos recrutements.

Qu’est-ce qu’un ATS ou logiciel de recrutement ?

Un ATS, ou logiciel de gestion et de suivi des candidatures, est une base de données destinée aux candidats qui automatise et gère les workflows associés au processus de recrutement.

→ Concrètement, il s'agit d'un logiciel spécialement conçu pour vous permettre de suivre et gérer facilement chaque étape de vos recrutements. C'est un outil qui remplace vos adresses e-mail de recrutement et vos fichiers Excel ; toutes vos données y sont centralisées et vous accédez facilement aux informations de vos candidats dès que vous en avez besoin.

Il permet aux responsables du recrutement et aux recruteurs de réduire le volume des CV reçus afin de se concentrer uniquement sur les candidats a priori les plus qualifiés.

L’objectif c'est aussi de gérer l’ensemble du processus de recrutement en automatisant certaines tâches — comme le suivi des candidatures ou la diffusion des offres — pour se concentrer sur la relation avec le candidat et réduire les délais d'embauche.

L’ATS permet de suivre et gérer les étapes de vos recrutements comme :

• la diffusion de vos offres ;
• la gestion des candidatures ;
• la création d’une CVthèque pour le sourcing ;
• optimiser votre marque employeur et expérience candidat avec un site carrière personnalisable
• l’analyse de vos campagnes de recrutement.

Quelles sont les entreprises qui utilisent un ATS ?

En Belgique, plus d’une entreprise sur deux utilise un ATS et chez les entreprises de plus de 3 000 employés, ce sont 72 % d’entre elles qui se servent d’un logiciel de gestion des candidatures.

La plupart des ATS sont commercialisés en mode SaaS. Si vous n’êtes pas geek, cela veut dire “software as a service”. Autrement dit, vous n’avez pas à installer un logiciel en dur sur vos ordinateurs, tout est hébergé sur des serveurs distants (on dit « dans le cloud »). Retenez que cela vous offre plus de flexibilité et de souplesse, car vous n’avez aucun aspect technique à gérer.

Pourquoi digitaliser ses recrutements ?

La maturité digitale des entreprises s’est accélérée avec la crise sanitaire liée au Covid-19. Le contexte a nécessité de digitaliser leur façon de travailler, de communiquer aussi.

Une première prise de conscience s’est faite !

Mais il reste encore des efforts en la matière. En effet, la pénurie de talents qui sévit en ce moment en Europe doit être un facteur de motivation supplémentaire pour les recruteurs quant à la digitalisation de leur processus de recrutement.

Pourquoi ? Car en réalité, la guerre des talents réside moins dans le fait qu’il y a pénurie de candidats qualifiés que dans l’incapacité des employeurs à répondre aux attentes de leurs futurs collaborateurs dès le processus de recrutement.

→ La faculté d’une entreprise à diffuser rapidement ses offres d’emploi et traiter correctement toutes les candidatures qu’elle reçoit avec le même degré d’attention en s’appuyant sur le digital augmente nettement son attractivité auprès des demandeurs d’emploi.

Quels bénéfices tirer de l’utilisation d’un ATS pour suivre et gérer les candidatures ?

Ils sont multiples et il faut savoir que les ATS sont aussi utilisés par les startups que les grands groupes. Leur atout majeur, c’est de réduire drastiquement le “time-to-hire”, le délai de recrutement des entreprises.

Voici quelques-unes des principales raisons pour lesquelles les recruteurs utilisent un ATS :

Attirer davantage de candidats qualifiés

60 % des demandeurs d'emploi ne parviennent pas à remplir leur candidature en ligne parce qu'ils rencontrent des obstacles techniques. Facilitez-leur la tâche avec un ATS !

Souvent couplé à un site carrière bien référencé sur Google, l’ATS propose au futur candidat une expérience utilisateur simple et fluide qui lui donne envie de postuler sans qu’il ne sente le besoin d’aller voir ailleurs. Comme pour le commerce en ligne, un ATS agit comme une machine à convertir les demandeurs d’emploi en candidats qualifiés en leur donnant toutes les informations dont ils ont besoin pour prendre une décision en quelques minutes seulement.

De plus, avec un ATS vos offres d’emploi sont plus impactantes car vous pouvez les adapter en fonction du profil recherché et ill est également possible de postuler en quelques clics sans avoir à remplir de formulaire ou se retrouver sans l’obligation de créer un compte.

Accélérer le processus de recrutement

Il se passe en moyenne 12 jours (Monster, 2018) entre le moment où un opérationnel fait part d’un besoin de recrutement et la mise en ligne de l’offre d’emploi correspondant au poste recherché. Et il se passe en moyenne encore 25 jours avant qu’une entreprise ne parvienne à sélectionner au moins cinq profils qualifiés.

C'est beaucoup trop long !

→ Avec un ATS, les managers font directement part de leurs besoins dans le logiciel et tout s’enchaîne de manière rapide de la définition complète du poste à pourvoir en passant par la rédaction d’une offre d’emploi pertinente et sa mise en ligne sur votre site carrière. On estime qu’un ATS bien utilisé peut réduire de 40 à 60% le “time-to-hire” d’une entreprise selon le secteur d'activité.

→ L’ATS vous aide ensuite à trier et sélectionner les candidatures entrantes - on appelle ça le Parsing CV - pour aller droit au but et commencer à contacter les candidats qui correspondent le plus au poste recherché.

Selon Capterra, 94 % des recruteurs qui ont digitalisé leur recrutement affirment que leur logiciel ATS a eu un impact positif sur la qualité et la rapidité de leurs recrutements.

Multidiffuser les offres d’emploi en quelques clics

Quelle est la tâche la plus chronophage dans l’emploi du temps d’un responsable RH dont l’entreprise recrute ? La diffusion des offres d’emploi sur tous les jobboards pertinents prend bien sûr un temps fou.

Oubliez les « ctrl + C », « ctrl + V » ! La plupart des ATS du marché se chargent de poster vos offres d’emploi sur un maximum de jobboards et vous permettent de les multidiffuser en quelques clics seulement.

Centraliser toutes les candidatures et se créer un vivier

Peu importe si le profil d’un candidat ne convient pas exactement au poste pour lequel il a postulé. Le temps fera peut-être bien les choses et il se peut que vous ayez envie de le recruter dans quelques mois, qui sait ?

Oui, mais comment retrouver son profil ? Ou comment consulter tous les profils similaires qui pourraient convenir pour le poste en question ?

Un autre atout clé de l’ATS est la constitution d’un vivier de talents, c’est-à-dire d'une CVthèque en ligne bien organisée qui vous permet de conserver tous les profils rassemblés au fil des offres ainsi que l’historique rattaché à chacun.

L’entreprise capitalise ainsi sur les informations qu’elle collecte et facilite son sourcing pour des postes futurs !

Vous pouvez retrouver l’ensemble de vos anciens candidats en effectuant des tris grâce à des mots-clés ou des tags associés à chaque profil, et rendre cette liste accessible à vos collaborateurs. C’est aussi un moyen de vous épargner une énième rediffusion d’offres lors de l’ouverture d’un nouveau poste.

Booster sa marque employeur

L’un des avantages, sinon l’avantage fondamental d’un logiciel de recrutement, c'est l’automatisation de la gestion des candidatures.

En réduisant le temps de réponse à chaque CV reçu, vous allez rassurer le candidat et donner une image positive de votre entreprise. Saviez-vous que plus de 32 % des candidats affirment ne jamais avoir reçu de réponse après avoir envoyé leur CV; avec un ATS cette époque est révolue.

À titre d’exemple, vous pourrez envoyer automatiquement des e-mails aux candidats concernant l’avancement de leur candidature dans le processus de recrutement (refus, entretien téléphonique, entretien vidéo…) ou alors envoyer des offres disponibles à des candidats déjà dans votre vivier.

Répondre à l’ensemble des candidats, même pour annoncer un refus, est PRI-MOR-DIAL pour votre marque employeur ! Rien de pire — et on le comprend — qu’un candidat laissé sans réponse.

Rester conforme aux normes RGPD sur la confidentialité des données

La collecte et le traitement des données personnelles sont des sujets sensibles sur le web. La plupart des ATS sont RGPD-compliant. C’est l’assurance de ne pas être attaqué sur le plan juridique pour mauvaise utilisation des données des candidats lors de la manipulation d’une base de données, par exemple.

Conclusion

Les ATS facilitent grandement la vie des recruteurs, mais attention : ils ne font pas tout. Leurs qualités sont leurs principaux défauts. On constate par exemple que la multidiffusion à outrance d’offres d’emploi - le fameux “post & pray” sans réelle stratégie RH a des effets négatifs sur le nombre de candidatures reçues et sur leur qualité.

C’est pour cette raison que Betuned vous propose une solution globale en recrutement et marque employeur. Betuned gère non seulement votre site carrière, la création du contenu en lien avec votre marque employeur, mais également les vides job permettant de cibler les bons talents via des campagnes de marketing digital. Une fois vos pools de candidats créés vous pouvez très efficacement faire le tri et le suivi de vos candidatures via un ATS efficace et intelligent made in Betuned !

Alors, ces prochains talents, on les recrute ensemble ?