Facility Coordinator (FR/NL) · Phoenix Pharma Belgium

À propos de PHOENIX Belgium

PHOENIX Belgium est un acteur majeur dans la distribution pharmaceutique, les réseaux de pharmacies et les services pour l'industrie pharmaceutique. Faisant partie du groupe PHOENIX, un leader européen présent dans 29 pays avec plus de 45 000 employés, nous jouons un rôle essentiel dans le secteur de la santé. En Belgique, nos quatre entités – PHOENIX Pharma Belgium, BENU, MINT et Cophana – emploient 1 250 collaborateurs qui contribuent quotidiennement au bon fonctionnement du secteur. Notre vision est d'être le partenaire privilégié pour un accès simple et direct aux produits et services de santé dans toute l'Europe, guidés par nos valeurs #WePHOENIX : orientation client, efficacité, anticipation, collaboration, création de valeur ajoutée et esprit d'équipe.

Vos tâches et responsabilités

En tant que coordinateur des installations, vous faites partie de l'équipe Facility & Indirect Procurement et êtes le point de contact central pour tous les signalements techniques et les questions liées aux installations au sein de notre organisation. Vous assurez un traitement fluide et efficace de tous les signalements provenant de nos pharmacies, bureaux et sites logistiques. Pour ce faire, vous travaillez en étroite collaboration avec les fournisseurs, les techniciens et les parties prenantes internes.

1. Suivi et coordination opérationnels :
   • Suivi des signalements techniques (entretien, réparations, services publics, sécurité, etc.).
   • Coordination des interventions avec les fournisseurs et les services internes.
   • Contrôle des travaux effectués en termes de qualité, de sécurité et de conformité.
   • Suivi de la planification et du budget, en concertation avec le Facility Manager.
2. Suivi administratif et contractuel :
   • Gestion et mise à jour des données des fournisseurs, des contrats de maintenance et des SLA (Service Level Agreement).
   • Création et suivi des bons de commande et de la facturation en collaboration avec le service financier.
   • Suivi des rapports d'inspection (électricité, sécurité incendie, ascenseurs, CVC, etc.).
   • Rapportage des KPI périodiques et de l'avancement à la direction.
3. Soutien aux projets :
   • Soutien aux projets liés aux installations, tels que les rénovations, les déménagements, l'automatisation, la gestion de l'énergie et la durabilité.
   • Participation à la mise en œuvre du nouveau système de billetterie pour les signalements techniques (automne 2025).
   • Test et optimisation des processus dans ce système et soutien aux collègues pour son utilisation.
4. Sécurité et conformité :
   • Veiller au respect des règlements de sécurité et des obligations légales.
   • Collaboration avec les organismes de contrôle externes et les conseillers en prévention internes.

Profil et qualifications recherchés

Pour cette fonction stimulante de Coordinateur Facility, nous recherchons un professionnel motivé qui répond aux critères suivants :

• Vous êtes bilingue (néerlandais/français) et pouvez vous exprimer professionnellement dans les deux langues, tant à l'oral qu'à l'écrit.
• Vous êtes bien organisé, orienté client et pensez en termes de solutions.
• Vous avez un bon intérêt technique (construction, HVAC, électricité, installations générales).
• Vous communiquez facilement et professionnellement avec les partenaires internes et externes.
• Vous avez des connaissances de base d'Office 365 (Excel, Outlook, SharePoint) et de préférence une expérience avec des outils de ticketing ou des systèmes ERP.
• Vous pouvez travailler de manière autonome, mais fonctionnez également bien en équipe.
• Une première expérience en facility management, dispatching technique ou coordination de maintenance est un atout, mais pas une obligation. Plus important est que vous soyez désireux d'apprendre et que vous ayez le sens du service management.

Avantages et raisons de rejoindre notre équipe

Chez PHOENIX Belgium, vous rejoindrez un environnement de travail stimulant et favorable, où votre croissance personnelle et professionnelle est primordiale. Nous offrons un large éventail d'avantages :

• Une fonction stimulante et variée au sein d'une organisation stable et internationale.
• L'opportunité de contribuer activement à la professionnalisation de la gestion des installations chez PHOENIX Belgium.
• De la place pour l'initiative et la croissance personnelle avec un soutien et une formation.
• Un package salarial attractif complété par des avantages extralégaux (chèques-repas, assurance hospitalisation, etc.).
• Un environnement de travail hybride : principalement à Wavre, avec des déplacements occasionnels vers nos sites en Flandre et en Wallonie.