Facility & Indirect procurement Coordinator (NL/FR) · Phoenix Pharma Belgium

À propos de PHOENIX Belgium

PHOENIX Belgium fait partie d’un groupe international actif dans le secteur de la santé. En Belgique, nos activités soutiennent chaque jour le bon fonctionnement de nos établissements et de nos pharmacies, avec une attention forte portée à la qualité, à la continuité de service, à la sécurité et à l’efficacité opérationnelle. Nos quatre entités – PHOENIX Pharma Belgium, BENU, MINT et Cophana – emploient 1 250 collaborateurs qui contribuent quotidiennement au bon fonctionnement du secteur de la santé en Belgique. Nous nous efforçons d'être le partenaire privilégié pour un accès simple et direct aux produits et services de santé à travers l'Europe, guidés par nos valeurs #WePHOENIX : orientation client, efficacité, anticipation, collaboration, création de valeur ajoutée et esprit d'équipe.

Vos missions et responsabilités principales

En tant que Facility & Indirect Procurement Coordinator, vos missions seront variées et essentielles au bon fonctionnement de nos opérations :

• Facility management & coordination opérationnelle : Vous assurerez le suivi des notifications techniques liées à la maintenance, aux réparations, aux services publics, à la sécurité et aux installations générales. Vous coordonnerez les interventions avec les fournisseurs, techniciens et parties prenantes internes pour garantir un traitement rapide et efficace. Le contrôle de la qualité, de la sécurité et de la conformité des travaux réalisés dans nos établissements et pharmacies fera partie de vos attributions. Vous soutiendrez la gestion des contrats de bail, contrats de maintenance, SLA, rapports d’inspection et obligations légales liées aux installations. Enfin, vous participerez à la coordination de projets d’aménagement, de rénovation, de déménagement, d’automatisation, d’énergie et de durabilité, tout en suivant les interventions techniques urgentes pour assurer la continuité des activités sur nos différents sites.
• Indirect procurement & fournisseurs : Vous supporterez l’approvisionnement des biens et services non destinés à la revente, en collaboration avec les parties prenantes internes. Vous participerez à la négociation, au suivi et à la gestion des contrats fournisseurs afin d’optimiser les conditions de coût, qualité et délai. La gestion des commandes, bons de commande et factures en collaboration avec les services concernés, notamment la Finance, sera également de votre ressort. Vous assurerez la mise à jour des données fournisseurs, contrats, SLA et documents de suivi. Une collaboration étroite avec le groupe PHOENIX sera nécessaire pour identifier des opportunités d’achats groupés, de consolidation et d’économies d’échelle, contribuant ainsi à la standardisation et à l’amélioration des processus d’achats indirects.
• Projets, reporting & amélioration continue : Vous participerez aux projets stratégiques et initiatives d’optimisation, y compris les projets Touchdown, en lien avec les achats indirects et le facility management. Vous analyserez les dépenses, identifierez les opportunités de réduction des coûts et soutiendrez les initiatives de consolidation ou de standardisation. La préparation et le suivi des KPI périodiques, budgets, états d’avancement et reportings internes ou groupe feront partie de vos responsabilités. Vous contribuerez à l’implémentation, au test et à l’optimisation des outils de ticketing, ERP ou autres systèmes de suivi, et promouvrez des pratiques durables dans les processus d’approvisionnement et de gestion des installations.

Profil recherché et qualifications

Pour ce poste clé au sein de notre équipe, nous recherchons un professionnel motivé et expérimenté, doté des compétences suivantes :

• Vous disposez d’une expérience pertinente en facility management, achats indirects, gestion fournisseurs, coordination technique ou gestion de projets.
• Vous avez une bonne compréhension des environnements techniques : bâtiments, HVAC, électricité, sécurité, maintenance ou installations générales.
• Vous êtes organisé-e, orienté-e solutions et capable de gérer plusieurs priorités simultanément.
• Vous communiquez avec professionnalisme avec des interlocuteurs internes, fournisseurs, techniciens et partenaires externes.
• Vous avez de solides aptitudes en négociation, suivi contractuel, analyse des coûts et optimisation des processus.
• Vous travaillez de manière autonome tout en collaborant activement avec les équipes internes.
• Vous maîtrisez MS Office 365 ; une expérience avec un outil de ticketing, un ERP ou un système de gestion achats/facility est un atout.
• Vous êtes trilingue français, néerlandais et anglais, ou disposez d’un très bon niveau professionnel dans ces langues.
• Un diplôme en business management, ingénierie, achats, facility management ou domaine équivalent est souhaité.
• Vous justifiez d'un minimum de 3 à 5 ans d’expérience dans une fonction combinant coordination, achats, facility, gestion fournisseurs ou projets opérationnels.
• Une expérience dans un environnement international, multisite ou fortement orienté service constitue un avantage.

Avantages et raisons de rejoindre notre équipe

Rejoindre PHOENIX Belgium en tant que Facility & Indirect Procurement Coordinator, c'est choisir un environnement stimulant où votre expertise sera valorisée et votre développement encouragé. Nous vous offrons :

• Une fonction variée, avec un impact concret sur la qualité de service et le fonctionnement quotidien de nos sites.
• L’opportunité de contribuer à l’optimisation des achats indirects, de la gestion facility et des processus internes.
• Un environnement stable et international, au sein du groupe PHOENIX Belgium.
• De la place pour l’initiative, l’apprentissage et le développement professionnel vers une expertise plus large dans le domaine Facility & Indirect Procurement.
• Un package salarial attractif complété par des avantages extralégaux.
• Un environnement de travail hybride, principalement basé à Wavre/Zwijnaarde, avec des déplacements ponctuels vers nos sites en Belgique.
• Cette fonction s’adresse à une personne qui aime combiner le terrain, la coordination, l’analyse et la collaboration avec des fournisseurs. Elle offre une vision transversale du fonctionnement de PHOENIX Belgium et permet de développer progressivement une expertise solide dans deux domaines clés : Facility Management et Indirect Procurement.