Comment choisir le bon ATS pour votre entreprise ?

L'utilisation d'un logiciel de suivi des candidatures (Applicant Tracking System ou ATS) est aujourd'hui devenue une nécessité pour les entreprises cherchant à rationaliser, accélérer et automatiser leur processus de recrutement. En Belgique ce sont déjà plus de 49% des entreprises qui possèdent une solution d’aide au recrutement.

Si vous avez cliqué sur ce contenu,c’est que vous êtes sûrement à la recherche d'un moyen de recruter plus efficacement les talents nécessaires à la croissance de votre entreprise.

Dans cet article, découvrez comment choisir le logiciel de gestion des candidatures qui convient le mieux à votre entreprise.

Qu'est-ce qu'un ATS ?

L'ATS (Applicant Tracking System) est un outil informatique conçu pour aider les responsables des ressources humaines à gérer efficacement le processus de recrutement en automatisant les tâches répétitives et fastidieuses. Il permet aux entreprises de stocker, trier et rechercher facilement des CV, tout en offrant des fonctionnalités pour publier des offres d'emploi, suivre les candidats et collaborer en équipe sur les candidatures.

Les ATS sont devenus une solution populaire pour rationaliser le processus de recrutement et pour digitaliser les embauches. Cet outil permet également de travailler en équipe sur un outil commun et de suivre les candidats, quelle que soit la personne impliquée dans le recrutement.

Que ce soit pour les startups, les PME ou les grandes entreprises, les ATS permettent de gagner du temps et de trouver les candidats les plus qualifiés, tout en respectant les normes de confidentialité et les réglementations telles que le RGPD

Pourquoi utiliser un ATS ?

Les entreprises qui souhaitent améliorer leur processus de recrutement peuvent bénéficier de nombreux avantages en utilisant un ATS. Les raisons sont les suivantes :

Accélération des processus de recrutement en éliminant les tâches répétitives et chronophages
Centralisation de toutes les informations relatives aux candidatures dans une base de données et possibilité de les trier avec des tags
Suivi des performances de chaque canal de recrutement pour ajuster les campagnes payantes
Amélioration de l'expérience candidat avec un parcours personnalisé et un suivi efficace
Automatisation de la relation avec les candidats et des actions à faible valeur ajoutée pour gagner du temps
Conformité au RGPD pour protéger les données des candidats

Suivi facilité des résultats et des KPIs pour une meilleure analyse des performances

💡 En somme, utiliser un ATS est une solution évidente pour toute entreprise cherchant à optimiser son processus de recrutement.

Les critères essentiels pour choisir le bon ATS

Lorsqu'il s'agit de choisir le bon ATS pour votre entreprise, il est essentiel de prendre en compte les besoins actuels et futurs de l'entreprise en matière de recrutement, notamment les besoins stratégiques et opérationnels.

Le premier critère important est de choisir un ATS qui soit adapté à votre entreprise, en prenant en compte sa taille, son volume et la typologie des profils recrutés.

L'optimisation et l'automatisation des processus de recrutement sont également des éléments clés. Un ATS efficace doit permettre la création d'offres d'emploi, la diffusion sur plusieurs jobboards, la réception centralisée des CV et la possibilité de trier les candidatures.

Certains ATS peuvent également couvrir des besoins spécifiques à votre service RH, tels que le parsingCV, le scoring et le matching, ou encore la génération de contrat de travail et la préparation de l'onboarding.

L'amélioration de l'expérience candidat est un autre critère important. Les ATS dotés de fonctionnalités avancées assurent une homogénéité des canaux de recrutement, renforçant ainsi la marque employeur de l'entreprise. Les ATS mobiles-compliant et collaboratifs sont également recommandés.

Enfin, il est important de considérer l'interopérabilité du logiciel avec les autres systèmes existants, ainsi que les fonctions de gestion des rôles et de reporting pour faciliter la multiplication des intervenants sans alourdir les processus de recrutement.

Les questions clés à se poser avant de choisir un ATS

Quelles sont les considérations importantes avant de sélectionner un ATS ?

Lorsque vous recherchez un logiciel de recrutement pour votre entreprise, il est naturel de se poser de nombreuses questions. Toutefois, voici quatre questions clés qui peuvent vous aider à trouver la réponse:

1. Quel est le volume annuel de recrutement ? Le volume de recrutement est un facteur important à prendre en compte lors du choix de l'ATS. Cela déterminera le budget que vous pouvez allouer à l'outil et sa capacité à gérer de gros volumes de candidatures. Si vous avez un grand volume de recrutement ou que votre entreprise est en croissance, vous aurez besoin d'un outil robuste.

2. Quel est le budget disponible ? Le budget est également un aspect crucial avant de sélectionner un ATS. Il est important de savoir combien vous pouvez investir dans cet outil. Il est recommandé de définir clairement vos besoins lors de la demande de devis auprès de votre fournisseur.

3. Quels sont les points faibles de votre processus de recrutement actuel ? Il est important de se pencher sur les défis rencontrés dans votre processus de recrutement avant de choisir un ATS. Si vous avez des difficultés à attirer des candidats, vous aurez besoin d'un ATS qui permet de créer une Page carrière personnalisée et attrayante. Si vous effectuez beaucoup de sourcing et d'approche directe, vous devrez choisir un outil qui gère bien les viviers et le nurturing des candidats. En identifiant vos besoins, vous pourrez choisir l'ATS qui y répondra le mieux.

4. Qui utilisera l'ATS ? Les systèmes de suivi des candidatures (ATS) peuvent être utilisés pour instaurer une approche collaborative en matière de recrutement en permettant aux gestionnaires de participer au processus. Par conséquent, les gestionnaires n'ont pas les mêmes autorisations ou fonctionnalités que les RH, et il est important de définir les utilisateurs qui auront accès à l'outil et leur rôle (par exemple, les gestionnaires, les consultants, les directeurs) et de tenir compte du nombre d'utilisateurs, car cela peut influencer le coût de la solution.

Quelles sont les fonctionnalités indispensables d'un ATS performant ?

Voici une liste de 10 éléments clés que tout bon logiciel de recrutement doit posséder pour une gestion efficace des candidatures :

Gestion des candidatures : centralisation et tri des CV, planification d'entretiens et gestion des entretiens
Multidiffusion des offres d'emploi sur les sites emploi.
Envoi de messages automatiques et personnalisables aux candidats
Collaboration avec vos collègues pour recruter en équipe et gagner du temps
Création d'un vivier de candidats facilement interrogeable
Personnalisation de votre page carrière
Programme de cooptation
Outil de sourcing interne pour trouver des candidats dans votre propre base de données
Outil de reporting intégré pour suivre les performances de votre processus de recrutement
Intégration d'outils et applications tierces pour étendre les fonctionnalités de votre ATS selon vos besoins spécifiques.

Quelles sont les questions que vous devez poser à chaque éditeur d'ATS ?

Voici quelques questions importantes à poser avant de faire votre choix :

Quelles sont les capacités de l'ATS pour l'expérience des candidats externes et internes ? Est-il possible de voir une démonstration en direct de l'outil ?
Quelles fonctionnalités sont proposées pour faciliter la sélection des candidatures et la gestion du vivier (matching, présélection plus simple, parsing CV, système de tags) ?
Les fonctionnalités de reporting permettent-elles d'obtenir des tableaux de bord en temps réel, des rapports standards et la capacité de créer des rapports personnalisés en fonction de certains KPIs ?
Quel est le temps d'installation de l'ATS ? Quelles sont les possibilités de personnalisation ?
Quel est le modèle de tarification proposé (par utilisateur par mois, par nombre de salariés, par nombre de CV reçus ou un coût fixe) ? Y a-t-il des coûts cachés tels que le coût d'installation et de formation ?
Quel est l'engagement de durée proposé ?
Est-ce qu'une Page carrières est proposée ?
Quelles sont les fonctionnalités de recherche de candidats et les options de candidature proposées (WhatsApp, LinkedIn...) ?
Quelles sont les interactions possibles avec les candidats, comme un chatbot ou un espace candidat (suivi de l'avancement de la candidature, etc.) ?
Comment les recruteurs peuvent-ils centraliser les candidatures, peu importe leur source (LinkedIn, forums, jobboards), et comment l'intégration d'un nouveau CV se fait-elle ?

Il est important de bien évaluer les fonctionnalités proposées par chaque éditeur d'ATS avant de faire votre choix.

Selon CareerBuilder, 94 % des professionnels ayant commencé à utiliser un ATS se déclarent satisfaits des améliorations apportées à leur processus de recrutement.

Choisir un partenaire plutôt qu’un software

Lorsque vous recherchez un ATS, il est important de choisir un partenaire plutôt qu'un simple outil. Chaque organisation a des besoins spécifiques en matière de recrutement, il est donc essentiel de travailler avec une entreprise qui peut personnaliser l'ATS en fonction de vos besoins.

Il est recommandé de demander une démonstration du logiciel et de poser des questions sur l'offre d'intégration client et de réussite client. Cela peut inclure des sessions de formation, une documentation complète, un support client 24/7 et un Account Manager dédié.

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