Communication & Events Supervisor (m/f/x) · CRR

Hoofdopdracht

De Communication & Events Supervisor ondersteunt de uitvoering van de interne en externe communicatiestrategie van OCW. Hij/Zij staat in voor de operationele coördinatie van communicatieacties, het beheer van evenementen, de administratieve en budgettaire opvolging van de afdeling, evenals de dagelijkse ondersteuning van het communicatieteam. De functie rapporteert aan de Communication Manager.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

Communicatie & ondersteuning van het team

• Instaan voor het beheer van communicatieprojecten van A tot Z (briefing, planning, retroplanning, budgetraming, validatie van creaties, opvolging van producties, analyse van enquêteresultaten, KPI’s, …).
• Meewerken aan de voorbereiding, coördinatie en opvolging van communicatiecampagnes (online en offline).
• Operationele ondersteuning bieden aan het communicatieteam (nalezen, contentcoördinatie, back-up van collega’s, …).
• Waken over de consistentie van boodschappen, tone of voice en merkidentiteit over alle communicatiemiddelen heen.
• Coördineren van publicaties met verschillende interne en externe stakeholders.

Eventmanagement

• Organiseren en coördineren van interne en externe evenementen (conferenties, beurzen, seminars, klantenevents, enz.).
• Beheren van eventpartners en leveranciers (locaties, catering, agentschappen, logistiek).
• Zorgen voor de operationele opvolging vóór, tijdens en na de evenementen.
• Evalueren van evenementen en opstellen van kwalitatieve en kwantitatieve rapportages.

Beheer van leveranciers & dienstverleners

• Beheren van relaties met drukkers, grafisch ontwerpers, externe agentschappen, het vertaalbureau en freelance dienstverleners.
• Opstellen en opvolgen van briefings, offertes, bestellingen en planningen.
• Controleren van de kwaliteit van de geleverde prestaties en het respecteren van deadlines.

Budgettair & administratief beheer

• Opvolgen van de communicatiebudgetten en die van de Belgian Road Academy (BRAc) in het ERP-systeem.
• Aanmaken en opvolgen van bestellingen, facturen en budgettoewijzingen.
• Toezien op het respecteren van de toegewezen budgetten en indien nodig rapporteringen opstellen.

CRM & databeheer

• Beheren en onderhouden van de CRM-database (Efficy). Op termijn verantwoordelijkheid als Master of Data.
• Zorgen voor datakwaliteit en regelmatige updates.
• Ondersteunen van communicatie- en marketingacties via het CRM (campagnes, uitnodigingen, rapportering, …) in samenwerking met de Webmaster.

Gezocht profiel

Opleiding & ervaring

• Diploma in communicatie, marketing of gelijkwaardige ervaring.
• Relevante ervaring in een gelijkaardige functie, bij voorkeur in een gestructureerde omgeving.

Technische vaardigheden

• Uitstekende beheersing van kantoorsoftware (Word, Excel, PowerPoint).
• Kennis van een ERP- en CRM-systeem (kennis van Efficy is een belangrijke troef).
• Ervaring met het beheer van externe leveranciers en eventprojecten.
• Affiniteit met digitale communicatietools en interesse in artificiële intelligentie.

Taalvaardigheden

• Tweetalig (Nederlands / Frans).
• Uitstekende schrijf- en redigeervaardigheden in één van beide talen.

Persoonlijke kwaliteiten

• Zeer goed georganiseerd en in staat om meerdere projecten tegelijk te beheren.
• Creatieve ingesteldheid.
• Administratieve nauwkeurigheid en oog voor detail.
• Uitstekende sociale vaardigheden en teamgeest.
• Zelfstandig, proactief en sterk in prioriteiten stellen.
• Stressbestendig en in staat om deadlines te respecteren.